12Okt., 2026

Von der Redaktion Wärmepumpen Vergleichsportal · Stand: 12. Oktober 2026, 20:47 Uhr

Das Wichtigste in Kürze

Zwischen der ersten Anfrage und der laufenden Wärmepumpe liegen zehn Schritte. Die eigentliche Montage dauert nur wenige Tage, das Gesamtprojekt aber meist Monate: Der Engpass ist selten das Gerät, sondern der Termin beim Fachbetrieb. Das Handwerk meldete im Mai 2026 für den Bereich Heizung eine Auftragsreichweite von 12,6 Wochen. Entscheidend für die Förderung ist die Reihenfolge: erst Vertrag mit Bedingung und KfW-Antrag, dann Zusage, dann Einbau. Hier siehst du den ganzen Ablauf mit Zeitplan.

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Die kurze Antwort

  • Reine Montage: je nach Haus 2 bis 5 Arbeitstage, bei Heizungstausch oder Altbau auch mehr (Richtwerte eines Installationsportals, siehe unten).
  • Gesamtprojekt: realistisch mehrere Monate, weil Planung, Förderantrag, Fachbetriebstermin und Lieferung nacheinander laufen. Die Angaben in Ratgebern reichen von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten.
  • Reihenfolge schützt die Förderung: Wer vor dem KfW-Antrag einen Liefer- oder Leistungsvertrag ohne Bedingung unterschreibt oder die Bauarbeiten startet, verliert den Zuschuss.
  • Frühzeitig planen: Gaszähler-Ausbau, Netzbetreiber-Anmeldung und Zählerplatz brauchen Vorlauf.

Die zehn Schritte im Überblick

Nr.SchrittWer
1Bestandsaufnahme und Beratung: Dämmstand, Fenster, Heizsystem, Verbrauch erfassen; Förderung klärenDu, ggf. Energieberater
2Angebote einholen und Vor-Ort-Termin: mehrere Fachbetriebe, Aufstellort besichtigen (siehe Angebote vergleichen und Installateur finden)Fachbetriebe
3Heizlast und Auslegung: raumweise Heizlast, Wahl der Leistung, Prüfung der Heizkörper (siehe Heizlastberechnung)Fachbetrieb oder Planer
4Bestätigung zum Antrag (BzA): Fachbetrieb oder Energieeffizienz-Experte bestätigt Heizung, geplante Kosten und die technischen MindestanforderungenFachbetrieb / Experte
5Liefer- oder Leistungsvertrag mit Bedingung: aufschiebende oder auflösende Bedingung in Bezug auf die KfW-Zusage und ein voraussichtliches UmsetzungsdatumDu und Fachbetrieb
6Antrag im Portal „Meine KfW“: Produkt 458 wählen, BzA und Vertrag hochladenDu
7Zusage abwarten: erst nach der Zusage darf die Maßnahme sofort startenKfW
8Vorbereitung: Netzbetreiber informieren, Zählerplatz prüfen, Fundament und Schallschutz klären, Gaszähler-Ausbau beantragen, Altanlage abbauenDu und Fachbetrieb
9Montage und Inbetriebnahme: Geräte aufstellen, Leitungen und Elektrik anschließen, Heizsystem spülen, hydraulischer Abgleich, Heizkurve einstellen, EinweisungFachbetrieb
10Abnahme und Nachweise: Schlussrechnung, Bestätigung nach Durchführung (BnD), Verwendungsnachweis im Portal, AuszahlungDu und Fachbetrieb

Die Schritte 4 bis 7 und 10 entsprechen dem „In 6 Schritten zum Zuschuss“ im KfW-Merkblatt 458 (Stand 09/2026); die übrigen Schritte fassen Angaben von Verbraucherzentrale und co2online zusammen.

Warum die Reihenfolge über die Förderung entscheidet

Laut KfW-Merkblatt gilt der Abschluss eines Liefer- oder Leistungsvertrags ohne Bedingung oder der tatsächliche Start der Bauarbeiten als Vorhabenbeginn. Beginnt das Vorhaben vor der Antragstellung, ist eine Förderung ausgeschlossen. Ein Vertrag mit aufschiebender oder auflösender Bedingung ist dagegen erlaubt: Er wird bei einer aufschiebenden Bedingung erst mit der KfW-Zusage wirksam und bei einer Ablehnung endgültig unwirksam. Zudem muss er ein voraussichtliches Datum der Umsetzung enthalten.

Wer die Bedingung im Vertrag vergisst, riskiert viel Geld. Warum sich frühes Handeln bei der Förderung trotzdem lohnen kann, steht in einem eigenen Beitrag. Auch die Verbraucherzentrale weist darauf hin, dass für einen BEG-Antrag ein Liefer- und Leistungsvertrag mit Ausstiegsklausel vor der Antragstellung geschlossen werden muss.

  • Lass dir die Bedingung im Vertrag wörtlich bestätigen, bevor du unterschreibst.
  • Beauftrage keine Vorarbeiten (z. B. Demontage der Altanlage), bevor die Zusage vorliegt.
  • Der Antrag muss von der Person gestellt werden, die sich im Portal „Meine KfW“ registriert hat; eine Antragstellung für Dritte ist außerhalb einer WEG nicht zulässig.

Zeitplan: Wie lange dauert das Ganze?

Es gibt keine verbindliche amtliche Zahl, und Ratgeber nennen sehr unterschiedliche Werte. Wir haben deshalb die belastbaren Einzelangaben zusammengestellt:

PhaseAngabeQuelle und Einordnung
Wartezeit beim FachbetriebAuftragsreichweite Heizung 12,6 Wochen (Mai 2026); bei 19 % der Betriebe höchstens ein MonatKonjunkturbericht SHK-Branche (Befragung von 325 Betrieben); Mittelwert, kein Terminversprechen
KfW-Zusagelaut einem Installationsportal meist 2 bis 4 Wochenkeine amtliche Zusage der KfW; Dauer kann abweichen
Montage vor Ort2 bis 5 Arbeitstage ohne, 3 bis 8 mit Heizungstausch, 5 bis 12 im Altbau mit SystemanpassungRichtwerte desselben Portals (Aktualisierung 20.08.2026); die Seite nennt an anderer Stelle auch kürzere Zeiten
Gaszähler-Ausbaumindestens zwei Wochen Vorlauf einplanen, besser mehrVerbraucherzentrale (Stand 06.03.2026)
Funktionsprüfung nach Inbetriebnahmenach zwei bis vier Wochen vereinbarenVerbraucherzentrale (Hydraulischer Abgleich, Stand 10.11.2025)
Nachweise bei der KfWinnerhalb von 6 Monaten nach der letzten Rechnung; Vorhaben binnen 36 Monaten nach Zusage abschließenKfW-Merkblatt 458, Stand 09/2026

Die Angaben von Installations- und Vermittlungsportalen sind Richtwerte mit Eigeninteresse; verlässlich sind die Fristen aus dem KfW-Merkblatt.

Grafik 1 · Beispiel-Zeitleiste von der Anfrage bis zur Abnahme

Woche 0Woche 4Woche 8Woche 12Woche 16Woche 201. Beratung und Angeboteca. 4 Wochen2. Vertrag, Antrag, Zusageca. 4 Wochen3. Wartezeit bis Montagegrößter Unsicherheitsfaktor4. Montagewenige Tage5. Prüfung und Nachweisebis zur AuszahlungBeispielverlauf: rund 4 bis 5 Monate von der ersten Anfrage bis zur Auszahlung

Modellhafte Zeitleiste: Die Länge der Phasen ist eine eigene Annahme auf Basis der oben genannten Richtwerte (Auftragsreichweite 12,6 Wochen, Zusage 2 bis 4 Wochen). Dein Projekt kann deutlich kürzer oder länger dauern.

Was passiert an den Montagetagen?

Der Ablauf unterscheidet sich je nach Gerät (Monoblock, Split) und Haus. Ein typischer Ablauf bei einer Luft-Wasser-Wärmepumpe im Heizungstausch:

Tag 1: Demontage und Vorbereitung

Die alte Heizung wird stillgelegt und abgebaut. Bei Öl gehört die Entsorgung des Tanks, bei Gas die Abmeldung des Zählers dazu; eine Abgasanlage wird je nach Fall zurückgebaut. Außen steht das Fundament für das Außengerät, das vorab erstellt sein sollte. Mehr zu Standort und Abständen findest du in unserem Beitrag zum Standort des Außengeräts.

Tag 2: Geräte und Hydraulik

Außen- und Inneneinheit werden aufgestellt und verbunden, der Pufferspeicher und der Warmwasserspeicher angeschlossen, die Rohrleitungen gedämmt.

Tag 3: Elektrik, Befüllen und Inbetriebnahme

Der Elektriker schließt die Anlage an den Zählerschrank an. Danach wird das Heizungswasser gespült und befüllt, der hydraulische Abgleich durchgeführt und die Heizkurve eingestellt. Zum Schluss folgt die Einweisung in die Regelung. Der Betrieb der Wärmepumpe muss laut Verbraucherzentrale in jedem Fall beim örtlichen Netzbetreiber angemeldet werden.

Die Arbeiten finden oft nicht an zusammenhängenden Tagen statt, zum Beispiel wegen Lieferungen, Elektriker- und Heizungsbauer-Terminen. Plane deshalb mehrere Wochen Puffer für die Heizperiode ein.

Checkliste: Das solltest du vor dem Einbau klären

  • Aufstellort und Schall: Abstand zu Nachbarn, Fundament, Wandabstand; siehe Genehmigung und Installation.
  • Zählerplatz und Hausanschluss: Lass die Elektrik prüfen; ein zusätzlicher Zähler für die Wärmepumpe kann für den Netzentgelt-Rabatt nötig sein.
  • Gasanschluss: Stilllegung und Zählerausbau schriftlich beim Netzbetreiber beantragen; die Kündigung beim Gaslieferanten reicht nicht aus.
  • Heizkörper und Vorlauftemperatur: Welche Heizkörper müssen größer werden? Die Antwort liefert erst die raumweise Heizlast.
  • Platz für Speicher: Warmwasser- und Pufferspeicher brauchen Stellfläche und Zugang.
  • Erdwärme oder Grundwasser: Hier musst du vorab bei der Unteren Wasserbehörde klären, welche Erlaubnisse nötig sind.
  • Kontaktperson und Terminplan: Frage den Fachbetrieb nach dem frühesten Montagetermin und der Reihenfolge der Gewerke.

Nach dem Einbau: Was noch zu tun ist

  • Funktionsprüfung vereinbaren: Die Verbraucherzentrale empfiehlt, zwei bis vier Wochen nach dem hydraulischen Abgleich eine Funktionsprüfung zu vereinbaren.
  • Nachweise einreichen: Die Bestätigung nach Durchführung (BnD) erstellt der Fachbetrieb, danach beantragst du im Portal die Auszahlung. Die Nachweise müssen innerhalb von sechs Monaten nach der letzten Rechnung eingereicht werden, sonst verfällt der Zuschuss.
  • Unterlagen aufbewahren: Rechnungen, Zahlungsnachweise und die Dokumentation zur Planung bewahrst du zehn Jahre ab Zusage auf; die KfW kann sie anfordern.
  • Erste Wartung planen: Viele Hersteller sehen die erste Wartung nach einem Jahr vor; mehr dazu im Beitrag Wartung: Kosten, Pflicht, Abzocke.

Typische Verzögerungen und wie du sie vermeidest

ProblemFolgeSo vermeidest du es
Vertrag ohne Bedingung vor dem KfW-AntragFörderung entfällt (Vorhabenbeginn)Bedingung schriftlich im Vertrag verankern
Fehlende Unterlagen oder unklare ZuständigkeitenAntrag stocktBzA-ID, Portalkonto und Aufgabenverteilung früh klären (co2online)
Keine raumweise HeizlastFalsche Leistung, Nacharbeit, FörderrisikoHeizlast vor dem Vertrag verlangen
Kein Termin vor der HeizperiodeVerspätete InbetriebnahmeMehrere Angebote mit Terminangabe einholen
Gasstilllegung vergessenZählerausbau verzögert den AbschlussMindestens zwei Wochen Vorlauf beim Netzbetreiber

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Quellen

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